Auf welchen Wegen Eingangsrechnungen hereinkommen dürfen. Abgeschaltet heißt: der Weg wird nicht bedient, nicht nur ausgeblendet.

Eine eingehende Mail weiß nicht, zu welcher der Firmen sie gehört. Deshalb fällt sie in genau einen Betrieb und wird beim Sichten umgehängt — solange sie noch nicht abgelegt ist.
Welches Postfach abgerufen wird, steht im Reiter E-Mail — dort, wo auch die Entwürfe landen.

Diese Texte stehen auf den Mahnungen dieses Betriebs. Sie gelten ab der nächsten Mahnung — bereits geschriebene sind festgeschrieben und ändern sich nicht mehr. Wer ein Feld leert, bekommt wieder den vorgegebenen Text.

0,00 heißt: keine Mahnkosten — dann steht auch keine Zeile dafür auf dem Beleg. Der Betrag muss dem tatsächlichen Aufwand entsprechen; übliche Werte liegen bei wenigen Euro.

Numeon verschickt nicht selbst. Es legt die fertige Nachricht mit dem PDF im Anhang als Entwurf ins Postfach — im Mailprogramm steht dann „Entwürfe (1)“. Dort lässt sich der Text noch ändern, und gesendet wird wie immer von Hand: mit der gewohnten Signatur, und die Mail steht hinterher im eigenen Ordner „Gesendet“.

Platzhalter — sie werden beim Erzeugen ersetzt:

Dasselbe Postfach für beides: hier hinein legt Numeon seine Entwürfe, und von hier holt es Eingangsrechnungen ab, wenn der Weg unter Belegeingang eingeschaltet ist. Gebraucht wird ein IMAP-Zugang — dieselben Angaben, die auch im Mailprogramm stehen.
Jeder Betrieb kann sein eigenes Postfach haben. Wer überall dasselbe benutzt, trägt es dreimal gleich ein.

Dieser Betrieb benutzt zurzeit das Postfach aus der Konfigurationsdatei des Dienstes, weil hier nichts eingetragen ist. Sobald unten ein Server steht, gilt der.

Das Passwort wird neben der Datenbank abgelegt und nie wieder angezeigt — auch nicht hier. Der Grund: die nächtliche Sicherung zieht die Datenbank als Datei, und die geht durchs Haus. Ein leer gelassenes Feld lässt das hinterlegte Passwort unverändert.
Nach einem Umzug auf eine neue Maschine ist es einmal neu einzutragen; die Sicherung enthält es nicht.
Viele Anbieter verlangen für Programme ein eigenes App-Passwort statt des normalen. Wenn die Probe unten „nimmt Benutzer oder Passwort nicht an“ sagt, obwohl beides stimmt, ist meist das gemeint.

Das PDF sieht aus wie immer und lässt sich lesen wie immer. Wer eine Buchhaltung hat, die ZUGFeRD kennt, muss die Zahlen aber nicht mehr abtippen — sie stecken als factur-x.xml in derselben Datei. Das ist der Unterschied zur XRechnung: die ist eine reine XML-Datei und braucht auf der Gegenseite ein Programm, das sie versteht. Beides bleibt möglich; der Knopf XRechnung am Beleg geht davon unberührt.
Es ist ein Dokument, nicht zwei. Eingeschaltet ist das beim Festschreiben archivierte PDF selbst das ZUGFeRD-PDF — also genau die Datei, deren Prüfsumme im Belegjournal steht und die der Kunde bekommt.
Erzeugt wird es für Rechnung, Korrektur, Gutschrift und Anzahlung. Fehlt eine Angabe, die die elektronische Fassung braucht, entsteht ein gewöhnliches PDF statt gar keinem — als Papierrechnung ist der Beleg vollständig. Ob es geklappt hat, sagt dieselbe Anzeige wie bisher: gibt es zum Beleg eine E-Rechnung, dann steckt sie auch im PDF.
Auf bereits festgeschriebene Belege wirkt der Schalter nicht — deren PDF ist erzeugt und darf sich nicht mehr ändern.

Auf dem Tablet lassen sich zum Lieferschein Fotos aufnehmen — wie die Ladung ankam, wo abgeladen wurde, ein Schaden. Sie hängen am Vorgang und sind in Numeon zu sehen.
Aus, weil vier Fotos aus einem einseitigen Lieferschein ein dreiseitiges Album machen, das der Kunde ausgedruckt bekommt. Wer sie auf dem Beleg haben will, setzt den Haken.
Ein Foto am Beleg ist nach GoBD Teil des Belegs: einmal angehängt bleibt es, auch wenn es unscharf ist.

Braucht keine Angaben und keinen Zugang. Der Ersatz für den Quartalsordner. Gebaut und im Belegjournal erreichbar.

Für Kanzleien ohne DATEV. Gebaut.

Die vier oberen Angaben kommen vom Steuerberater. Ohne sie wird keine Datei erzeugt — eine, die er nicht importieren kann, ist schlechter als keine.

ANSI ist die Vorgabe, und zwar aus einer Messung: DATEVs eigenes Prüfprogramm liest unsere Datei als ANSI — aus „Sägewerk“ wird dort sonst „Sägewerk“, und die Feldlängen schlagen an, weil Umlaute doppelt zählen. DATEVs Musterdatei ist dagegen UTF-8. Falls die Kanzlei UTF-8 verlangt, hier umstellen.

19 % und 7 % sind je Kontenrahmen vorbelegt und überschreibbar. Steuerfrei bleibt leer — welches Konto für eine steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG gilt, entscheidet der Steuerberater, und ein geratenes Konto in einer Buchhaltung ist schlimmer als ein leeres Feld.
Die Debitorennummer je Kunde wird aus diesem Bereich vergeben und lässt sich beim Kunden überschreiben.

Numeon schreibt die Belege samt Verzeichnis in einen Ordner; das Belegtransfer-Programm von DATEV trägt sie nach Unternehmen online hoch. Damit ist DUO bedient, ohne dass Numeon DATEV-Partner sein muss und ohne Zugangsdaten im Programm.

Daten im vorgeschriebenen Format mit index.xml, wie es das Finanzamt bei einer Prüfung verlangt. Braucht keine Angaben. Man hofft, es nie zu brauchen — und ist froh, wenn es da ist.